La soutenance d'une thèse ou d'une HDR de l'UL doit avoir lieu dans des locaux de l'Université. Toute demande de soutenance hors des locaux de l'UL est dérogatoire et une demande motivée doit être systématiquement transmise à l'attention du Vice-Président du CS à la Direction de la Recherche et de la Valorisation.
Le recours à la visioconférence pour les soutenances de thèses ou d'HDR doit faire l'objet d'une demande particulière adressée à l'attention du Vice-Président du CS à la Direction de la Recherche et de la Valorisation. En cas d'accord, la visioconférence ne peut avoir lieu qu'avec une seule destination. En outre, la ou les personnes en visioconférence doivent se situer dans des locaux d'enseignement supérieur ou de recherche et doivent être seules dans la pièce. L'usage de la visioconférence devra figurer sur le rapport de soutenance qui attestera également de la bonne transmission des échanges durant toute la durée de la soutenance.
La langue de rédaction et de soutenance d'une thèse ou d'une HDR est le français. Toutefois, dans le cas où le candidat est non francophone ou dans le cas où le candidat est francophone mais qu'au moins un des rapporteurs est non francophone, la thèse ou l'HDR peut être rédigée et soutenue dans une langue étrangère après accord du Directeur de l'École Doctorale et du Vice-Président du CS. Dans ce cas, un résumé en français de la thèse ou de l'HDR de 5 à 10 pages rédigé par le candidat est exigé et une présentation de cinq à dix minutes en français devra avoir lieu lors de la soutenance.