À réception des rapports, l'école doctorale donne son avis pour la soutenance.
L'autorisation de soutenance proprement dite est délivrée par le Président de l'Université de Lorraine. Dès que le Président de l'Université a autorisé la soutenance, le B.G.E.D. en informe le candidat (sous couvert de son directeur de thèse) et adresse aux membres du jury la convocation du Président de l'Université à la soutenance accompagnée de copies des rapports. Le président du jury est élu le jour de la soutenance, et doit être un professeur ou assimilé (e.g. DR) différent du directeur de thèse.
Après la soutenance, si le jury souhaite des modifications dans le titre du mémoire ou la spécialité, celles-ci doivent être notifiées clairement par le président du jury sur le procès-verbal de soutenance de thèse. Lorsque le jury demande au nouveau docteur des corrections à son mémoire, une fois celles-ci effectuées, le directeur de thèse en informe par écrit le B.G.E.D.
Dans un délai réglementaire maximal de trois mois après la soutenance, le nouveau docteur doit déposer les documents suivants à la bibliothèque universitaire, auprès de Laurence Martin ():
- le formulaire d'enregistrement de thèse soutenue rempli et signé,
- le contrat de diffusion électronique des thèses daté et signé (en deux exemplaires),
- un cédérom comprenant :
- l'intégralité de sa thèse (version officielle de soutenance, corrigée selon les indications du jury) dans un fichier pdf unique enrichi si possible d'une table des matières cliquable.
- un fichier texte (format .doc, .rtf ou .txt) comportant le nom, prénom, les titres en français et anglais de la thèse, les résumés en français et anglais (1700 caractères maximum, espaces compris), les mots-clé en français.
Une fois le dépôt de thèse effectué dans les règles à la Bibliothèque Universitaire (B.U.) auprès de Laurence Martin, le docteur reçoit un quitus qu'il doit présenter au B.G.E.D. pour se voir délivrer l'attestation de réussite.